Vergaderen is te vergelijken met een zittende noodsituatie
Ellen de Bruin is psychologe en wetenschapsredactrice bij
NRC en schreef Vergaderen? Niet doen! naar
aanleiding van de vele reacties die ze de afgelopen jaren op haar krantenstukjes
over vergaderingen kreeg.
Wim Brands geeft haar een aantal voorbeelden uit de vergadercultuur.
Om te beginnen een voorstel om op maandagochtend tijdens een vergadering samen te
gaan brainstormen.
Volgens De Bruin werkt dit niet omdat daarmee elkaars
gedachten blokkeert. Het is beter om de deelnemers een individuele opdracht te
geven.
In het tweede voorbeeld zit De Bruin in een vergadering waarbij
men om de beurt iets moet zeggen.
De Bruin hoort al niet meer wat mensen voor haar zeiden,
omdat ze haar eigen bijdrage bezig is en ze hoort ook niet wat de mensen na
haar zeggen omdat ze dan haar eigen bijdrage evalueert. Dit heet het next in
line of schelp effect.
Brands zegt dat vergaderen wel eens wordt vergeleken met
touwtrekken.
Dat is het Ringelmann effect van social loafing ofwel het
lanterfanten omdat anderen het wel zullen zeggen. Net als bij vergaderingen is
het effect bij groepstouwtrekken geringer dan wanneer met individueel trekt. De
Bruin zegt dat het te vergelijken is met het Bystander effect in noodsituaties,
waarbij iedereen passief toekijkt en niemand verantwoordelijk neemt.
Vergaderen is te vergelijken met een zittende noodsituatie.
Brands vraagt waarom er dan in toenemende mate vergaderd
wordt.
Volgens De Bruin heeft dit te maken met de cultuur van de
managers, die geen duidelijk omschreven taak hebben en daarom maar aan het
vergaderen slaan. Een oplossing zou zijn om iemand die verantwoordelijk is voor
een bepaald probleem daarovor met een oplossing te laten komen. Beslissingen
kan men toch al beter niet aan vergaderingen overlaten omdat de relevante
informatie vaak ontbreekt. Unieke informatie wordt niet geleverd. Mensen die
veelal het woord voeren, zijn niet altijd degenen met de meeste kennis, maar leiden
aan zelfoverschatting. Ze krijgen daardoor wel een bepaalde status toegedicht.
Brands begint over de vergadermanier van de makers van Fokke
& Sukke. Rechter John Reid, tekstschrijver Bastiaan Geleijnse en tekenaar Jean-Marc
van Tol houden elke ochtend een teleconferentie, waarbij twee van hen elkaar
met domme vragen over in het hoofd opduikende onderwerpen bestoken en de derde
meeluistert, er vaak met zijn gedachten niet echt bij is, maar wel tenslotte met
een grap over het gespreksonderwerp komt. De Bruin zegt dat men dus het beste
met tweetallen kan brainstormen of anders alleen, liefst vanaf de zijlijn of
onder de douche. Men zegt wel dat mensen zeven ideeën in het hoofd kunnen
vasthouden, maar dat lijkt haar in onze tijd veel. Zelf haalt ze dat niet.
Brands vraagt haar of ze wel eens een briljant idee heeft
gehoord tijdens een vergadering.
De Bruin zegt dat het op de wetenschapsredactie van NRC
altijd gezellig is en dat men onder een hapje vaak tot aardige ideeën komt,
vooral als het niet hoeft. Creativiteit wordt helaas vaak wegvergaderd.
Hier meer informatie
op de site van Ellen de Bruin. Leuk, de foto met een slapende kat erbij.