Ellen de Bruin over Vergaderen? Niet doen!, VPRO-Boeken, 23 november 2014

Vergaderen is te vergelijken met een zittende noodsituatie

Ellen de Bruin is psychologe en wetenschapsredactrice bij NRC en schreef Vergaderen? Niet doen! naar aanleiding van de vele reacties die ze de afgelopen jaren op haar krantenstukjes over vergaderingen kreeg.

Wim Brands geeft haar een aantal voorbeelden uit de vergadercultuur. Om te beginnen een voorstel om op maandagochtend tijdens een vergadering samen te gaan brainstormen.

Volgens De Bruin werkt dit niet omdat daarmee elkaars gedachten blokkeert. Het is beter om de deelnemers een individuele opdracht te geven.  

In het tweede voorbeeld zit De Bruin in een vergadering waarbij men om de beurt iets moet zeggen.

De Bruin hoort al niet meer wat mensen voor haar zeiden, omdat ze haar eigen bijdrage bezig is en ze hoort ook niet wat de mensen na haar zeggen omdat ze dan haar eigen bijdrage evalueert. Dit heet het next in line of schelp effect.  

Brands zegt dat vergaderen wel eens wordt vergeleken met touwtrekken.

Dat is het Ringelmann effect van social loafing ofwel het lanterfanten omdat anderen het wel zullen zeggen. Net als bij vergaderingen is het effect bij groepstouwtrekken geringer dan wanneer met individueel trekt. De Bruin zegt dat het te vergelijken is met het Bystander effect in noodsituaties, waarbij iedereen passief toekijkt en niemand verantwoordelijk neemt.

Vergaderen is te vergelijken met een zittende noodsituatie.   

Brands vraagt waarom er dan in toenemende mate vergaderd wordt.

Volgens De Bruin heeft dit te maken met de cultuur van de managers, die geen duidelijk omschreven taak hebben en daarom maar aan het vergaderen slaan. Een oplossing zou zijn om iemand die verantwoordelijk is voor een bepaald probleem daarovor met een oplossing te laten komen. Beslissingen kan men toch al beter niet aan vergaderingen overlaten omdat de relevante informatie vaak ontbreekt. Unieke informatie wordt niet geleverd. Mensen die veelal het woord voeren, zijn niet altijd degenen met de meeste kennis, maar leiden aan zelfoverschatting. Ze krijgen daardoor wel een bepaalde status toegedicht.

Brands begint over de vergadermanier van de makers van Fokke & Sukke. Rechter John Reid, tekstschrijver Bastiaan Geleijnse en tekenaar Jean-Marc van Tol houden elke ochtend een teleconferentie, waarbij twee van hen elkaar met domme vragen over in het hoofd opduikende onderwerpen bestoken en de derde meeluistert, er vaak met zijn gedachten niet echt bij is, maar wel tenslotte met een grap over het gespreksonderwerp komt. De Bruin zegt dat men dus het beste met tweetallen kan brainstormen of anders alleen, liefst vanaf de zijlijn of onder de douche. Men zegt wel dat mensen zeven ideeën in het hoofd kunnen vasthouden, maar dat lijkt haar in onze tijd veel. Zelf haalt ze dat niet.

Brands vraagt haar of ze wel eens een briljant idee heeft gehoord tijdens een vergadering.

De Bruin zegt dat het op de wetenschapsredactie van NRC altijd gezellig is en dat men onder een hapje vaak tot aardige ideeën komt, vooral als het niet hoeft. Creativiteit wordt helaas vaak wegvergaderd.    

Hier meer informatie op de site van Ellen de Bruin. Leuk, de foto met een slapende kat erbij.